さわだ税理士事務所はChatworkを利用しています。

こんにちは。杉並区方南町の税理士、澤田祐子です。

お正月にブログを更新してから、すっかりさぼってしまい、気が付けば桜の咲く季節になりました🌸
4月を迎え、弊所は開業1周年を迎えました。この一年、多くのお客様と出会うことができ、本当に実りの多い一年となりました。

2年目は更にお客様に充実したサービスの提供ができるよう、がんばって行きたいと思います。

さて、久しぶりのブログはChatworkについてです。弊所では、すべてのお客様に弊所との連絡ツールとしてChatworkを導入していただいています。なぜChatworkを選んだか、Chatworkを使ってコミュニケーションはどう変わるかについてまとめたいと思います。
※弊所はChatworkの代理店ではないので、本ブログはChatworkのプロダクトに関する営業ではありません。

Chatworkはどういうツールか。

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供しているチャットツールです。

LINEやSlackなど、多くのチャットツールがありますが、Chatworkはビジネスチャットに特化したチャットツールと言えるでしょう。ですので、出来ることはそれ程多くありません。

• テキストチャットのやり取りをする。
• ファイルをアップロードする。
• 簡単なタスク管理ができる。

この３つの機能がChatworkの基本機能です。ですので、とてもシンプルです。

我々税理士のお客様は、若い方から年配の方まで幅広く、ITスキルもスマホは何とか触れる、というレベルから、様々なＩＴツールを使いこなす方まで千差万別です。

なので、すべてのお客様が簡単に導入でき、30分触ればだいたいの事がわかる、というツールを選ぶ必要があります。

そういう意味でChatworkはとてもシンプルなチャットツールとして優れていると感じています。

Chatworkを導入する目的

それでは、弊所はどの様な目的でChatworkを導入しているでしょうか。税理士事務所という特殊な業態での、導入目的をまとめていきます。

●誤送信の防止

税理士事務所は、お客様の財務情報や人事情報などを扱います。お客様にとっては、重要機密にあたり、漏洩などが絶対にあってはいけない業種です。メールである場合、メールアドレスを誤って付ける事により、誤った送信先に重要情報を送信するリスクが生じます。

毎回メールを作成する場合には、送信先を丁寧に確認しながら送信することは手間がかかる上に、少しの気のゆるみで誤送信が起こる可能性があります。

Chatworkを導入することによって、毎回のアドレス設定が不要で、かつ、情報の権限レベルに応じたグループを作成することで、データの誤送信リスクを最大限回避することができます。

弊所では、複数あるお客様毎のチャットグループのアイコンをお客様の業種をイメージするアイコンに統一しています。また、お客様毎にカテゴリーを設定し、送信を行う場合には送信を行うカテゴリーを選択し、他のクライアントのチャットグループが表示されない状態でコメント記入、ファイル添付を行うようにしています。

●お客様からの連絡へのハードルを下げる

お客様には、夜中でも早朝でも、いつでもチャットを飛ばしてください、「いつもお世話になっております」などの枕詞は不要です、とお伝えしています。

もちろん弊所からのお返事は平日の日中が中心になりますが、思いついた時に弊所にご連絡をいただくことによって、ちょっとした疑問を早期に解消していただき、すっきりした気持ちで日々の業務に臨んでいただきたいと思っています。

特に中小企業の経営者の皆さんは日中はお客様対応や製造作業などの実務にあたっており、経理作業は夜に行っている方も多いです。ですので、すぐに思いついた事をご連絡いただくことは大切です。

明日にしよう、と思っているうちに、すっかり忘れていた・・となってしまうよりは、すぐにご連絡をいただく方が良いのではないか、と思っています。

もちろん、弊所からのお返事は速やかに行っています。できるだけ24時間以内には、何等かのお返事をするようにしています。

●お客様との情報の管理がしやすい

お客様との間でやり取りする情報は、重要情報ばかりです。ですので、お客様や関係者との関係が終わった時のことも念頭に置いて情報の管理をすることが大切です。

例えば、経理担当者と個人LINEで人事情報や財務情報のやり取りをしていた場合に、その担当者が退職した場合に個人LINEの情報を削除することができません。経理担当者が退職し、会社と関係が無くなった場合には、情報管理上、重大問題になってしまいます。

Chatworkであれば、その経理担当者をチャットグループから削除するだけで退職した担当者を情報から遮断することができます。

ですので、基本的に弊所では、Chatworkではグループチャットでのやり取りを中心にしており、お客様の個人チャットでのやり取りは最低限にするようにしています。

情報管理のためにChatworkは優れている。

弊所でのChatworkの導入を機に、お客様の社内でもChatworkを全面的に使い始めた、というお話も聞こえてきます。

従業員とのやり取りの中心がLINEという会社も多いのではないでしょうか。LINEでどの様な内容がやり取りされているか、どこまでやり取りの内容を会社がコントロールできているか、是非一度点検をしてみることをお勧めします。

Chatworkはフリープランであっても、従業員のアカウント管理を管理者が行うことができるので、従業員の退職時に管理者の方でアカウント削除等が行える点がLINEと大きく違うところです。

情報が「あってはいけない所」に残ってしまうリスクを考えて、社内のコミュニケーションツールを見直してみる事は大切です。

DX化は便利ですが、情報管理義務が会社に生じます。安全で便利なコミュニケーションを目指したいですね。

それでは、また次回まで💛