クラウドストレージを選ぶには

apple office internet ipad

それでは、また次回まで💛

私の趣味は飼い猫の小雪さんと戯れることですが、ライフワークとして音楽があります。
子どもを産む前は仲間とバンドを組んで、ライブをしていました。演奏から離れて20年位になりますが、聴く方は今でも大好きです。梅雨でジメジメしますが、好きな音楽を聴くと少しは過ごしやすいですね。

さて、今日のブログはクラウドストレージの選び方について今考えていることをまとめます。

クラウドストレージの使い道

私たち税理士の仕事は大量の書類との格闘です。クライアントの取引に関する証憑書類、税務申告書類の控えだけでなく、税務上の取り扱いに関する書籍や資料など、膨大な量のデータを扱います。

となると、これらをどう保存して活用するかが問題になります。

データを扱う場合は、紙でもデジタルデータでも必要な条件があります。

データ保存の条件

  • 安全に保存できること
  • 長期保存が可能であること
  • 検索できること

来年の開業後を見据えて、いくつか候補を考えています。

Dropbox

現職でも使っていますが、クラウドストレージとしては老舗のDropboxです。モバイルからのアクセスも軽快で、コスパも月2000円程度と安いです。

何より便利なのが、データの世代管理です。ビジネスプランなら、180日前までのデータにさかのぼる事ができ、うっかり削除してしまったという場合にも復旧が可能です。

また、データをPCにダウンロードして扱うので、通常のファイルを扱う要領で軽快に作業ができます。データ投げ込み専用のフォルダを使えるなど、クライアントとのやり取りをペーパーレスにする為には便利です。

モバイルでの利用シーンでは、Adobe readerを使うことで、iPadとApplePencilでPDFに直接書き込みもできるので、かなり便利に使えています。

ただ、データ内の全文検索は、Web版を使うと可能なのですが、前提としてPDFがOCR処理されている事が必要です。なので、専用ソフトでOCR付PDFを作成するなどの下処理がちょっと面倒ではあります。

Evernote

以前はメインのクラウドストレージとして使っていたのですが、UIが変わって挙動が重くなり、有料版の更新をやめています。

とは言え、Evernoteの優秀な所は文字認識です。PDFや画像ファイル内の文字も、特に処理しないでも検索にひっかかってきます。これは本当に便利で、税理士試験を受けていた時は、テキストをPDF化し、Evernoteに読み込ませて講義を受けていました。

ApplePencilで直接書き込みをすることで、重いテキストを何冊も持ち歩かずに自習室へ通えたので良かったです。あれ、どこかに手書きでメモしたな、という事も検索すれば見つけられるたので、受験時代はお世話になりました。

ただ、仕事のストレージということで考えると、全てをEvernoteで、というのは難しいかな、という印象です。


ということで、基本ストレージはDropboxを使い、ひと手間かけてレジュメや資料はOCR処理をしたPDFを作成して保存するようになりそうです。業務形態を考えて最適なストレージを検討していきたいですね。

それでは、また次回💛

まとめ

  • ストレージ選びは、検索性の高さが大事。
  • データをダウンロードして扱うか、モバイルで扱うかなど、行動パターンに最適なものを選ぶべき。
  • Dropboxの世代管理は、あると便利かも。

※このブログのご利用については「このブログのご利用について」をご確認の上、ご利用ください。

にほんブログ村 士業ブログ 税理士へ
にほんブログ村